Copy of Política Privacidad de Datos Madecentro

POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DATOS MADECENTRO COLOMBIA S.A.S

 

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrada en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de MADECENTRO COLOMBIA S.A.S siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por MADECENTRO COLOMBIA S.A.S (en lo siguiente denominada “LA COMPAÑIA") se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. 

1. PROPÓSITO

MADECENTRO COLOMBIA S.A.S sociedad comercial legalmente constituida, ha decidido adoptar de forma voluntaria la presente política, en la cual se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

Con el fin de dar cumplimiento a la LEY ESTATUTARIA 1581 de 2012 ,reglamentada por el DECRETO 1377 del 2013 , y demás normas que modifiquen adicionen o complementen la materia y entendiendo la importancia constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, corregir, además de tener acceso a todos los datos que hayan sido suministrados a la compañía y entendiendo que la misma es la responsable adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales

2. CAMPO DE APLICACIÓN

La siguiente política será aplicable a MADECENTRO COLOMBIA S.A.S incluyendo sus sedes administrativas, puntos de venta, y lo que se considere como sucursales, filiales y demás localizaciones, aplicando a cualquier tipo de dato, sea de naturaleza pública, privada, semiprivada o dato sensible.

MADECENTRO COLOMBIA S.A.S es la encargada de dar el tratamiento de los datos suministrados cualquiera sea el medio por el que se tome, entendiendo que esta es la responsable y encargados son aquellos empleados que la compañía designe para esta función. 

3. DEFINICIONES.

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. No es obligación de la compañía pedir autorización para manejar este tipo de datos ley estatutaria 1581 de 2012 art 10.
• Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general y no se debe pedir autorización para manejar este tipo de datos.
• Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del tratamiento: Persona natural (empleado de la compañía) o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Empleado encargado de protección de datos: Es la persona dentro de MADECENTRO COLOMBIA S.A.S, que tiene como función la vigilancia, control y manejo de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación, supervisión y lineamientos del gerente general, gerente administrativo o quienes estos designen para tal fin.

 

4.DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

4.1. Normatividad

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Régimen General de Protección de Datos Personales
• Decreto 1377 del 2013 - Datos Personales
• 002 de 3-11-2015 - Circular Externa de la Superintendencia de industria y comercio.

 

4.2. Documentos de tipo Interno

• Reglamento interno de trabajo
• Selección e inscripción de proveedor FT-GCL-101
• Declaración de origen de fondos FT-GCL-203
• Registro y autorización consignación pagos por medio electrónico.
• Página Web Y correo electrónico info@madecentro.com
• Instructivo de quejas y reclamos PQRS – IN-GCM-101
• Manual SARLAFT MA-GCL-201
• Instructivo de selección y contratación de Contratistas - IN-GAF-104
• Procedimiento de Selección y Contratación de personal - PR-GHS-201
• Procedimiento política uso de tics PR-TIC-101
• Procedimiento de Cartera. PR-GAF-300

 

4.3. Documentos de tipo Externo

• Solicitud de Crédito entidad aseguradora cartera.

 

5. RESPONSABLE

• Jefe de Servicio al cliente – Datos clientes.
• Director Gestión Humana – Datos empleados.
• Subgerente Logística – Datos proveedores y Contratistas
• Gerente Mercadeo – Datos Clientes y proveedores.
• Gerente Administrativo – Datos acreedores y contratistas
• Departamento Cartera – Datos Clientes.
• Director Retail – Datos Clientes.
• Director Cartera – Datos Proveedores, clientes, empleados, acreedores.
• Director Tesorería - Datos Proveedores, clientes, empleados, acreedores.

 

6. METODOLOGIA

6.1. TIPOS DE BASES DE DATOS.

6.1.1. Bases de datos contratistas, acreedores y proveedores.

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con MADECENTRO COLOMBIA S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas en los contratos celebrados, para la adquisición de bienes y servicios demandados por LA COMPAÑIA para su normal funcionamiento o el desarrollo de su objeto social. Esta base de datos tiene como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. No obstante, a estos terceros se les podrá estructurar el envió de información corporativa con la finalidad de darles a conocer; promociones, descuentos, nuevos productos, rebajas, alza de precios y todas las demás actuaciones comerciales que sean de interés para el contratista, acreedor o proveedor, lo anterior con previa autorización del titular de la información.

6.1.2 . Bases de datos de Empleados 

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con MADECENTRO COLOMBIA S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en materia laboral.

6.1.3. Bases de datos financiera (Clientes contado, clientes crédito, acreedores).

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de los clientes en sus distintas modalidades y acreedores con quien se han realizado negocios comerciales.

Respecto a los clientes de contado, son aquellos que realizan compras de manera presencial en los puntos de venta pagando en efectivo o a través de cualquier medio electrónico a quienes se les recolectan sus datos personales tales como; nombre, número de identificación, número de teléfono celular y correo electrónico con la finalidad de la emisión de la factura de venta  y cumplir con los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario y de conformidad con lo señalado en la resolución 0042 de 2020 para los efectos de la facturación electrónica. Adicionalmente, teniendo en cuenta que la compañía está obligada a implementar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral contra el lavado de activos y financiación del terrorismo –SAGRILAFT- los datos de los titulares que realizan comprar pueden ser utilizados para realizar consultas en listas restrictivas según los parámetros de la política mencionada.

No obstante, a estos clientes, previa autorización del tratamiento de datos personales se les podrá enviar información corporativa de interés de los titulares de la información con la finalidad de darles a conocer; promociones, descuentos, nuevos productos, rebajas, alza de precios y todas las demás actuaciones comerciales que sean de interés para los clientes que se registran en el sistema. 

Respecto a los clientes crédito, se tratan sus datos personales con la finalidad de obtener información de las entidades financieras sobre su comportamiento crediticio con el fin de saber si se aprueba o no los cupos de crédito de conformidad con lo regulado en la ley 1266 de 2008, tener consulta en bases de datos de centrales de riesgo y demás entidades que brinden información sobre el titular de la misma, adicionalmente tener actualizado el sistema con los datos de los acreedores tener identificados los mismos para realizar los pagos respectivos de forma cierta de acuerdo a las negociaciones contractuales y/o comerciales.  A estos clientes, previa autorización del tratamiento de datos personales se les podrá enviar información corporativa de interés de los titulares de la información con la finalidad de darles a conocer; promociones, descuentos, nuevos productos, rebajas, alza de precios y todas las demás actuaciones comerciales que sean de interés para los clientes que se registran en el sistema. 

6.1.4. Bases de datos de la web

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de los clientes que realizan compras de los productos que comercializa la compañía a través de la página web www.madecentro.com , y/o  se registran a través de la página web oficial de la compañía.

A este tipo de clientes se les recolectan sus datos personales tales como; nombre, número de identificación, número de teléfono celular y correo electrónico con la finalidad de la emisión de la factura de venta y cumplir con los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario y de conformidad con lo señalado en la resolución 0042 de 2020 para los efectos de la facturación electrónica

A estos clientes, previa autorización del tratamiento de datos personales se les podrá enviar información corporativa de interés de los titulares de la información con la finalidad de darles a conocer; promociones, descuentos, nuevos productos, rebajas, alza de precios y todas las demás actuaciones comerciales que sean de interés para los clientes que se registran en el sistema. 

6.2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

• DATOS PUBLICOS: MADECENTRO COLOMBIA S.A.S según lo dispuesto en el art 10 de la ley 1581 de 2012, advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública regla reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de la MADECENTRO.

• DATOS SENSIBLES: MADECENTRO restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente necesario, solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

 

Requisitos Tratamiento de Datos

Es importante precisar que MADECENTRO COLOMBIA S.A.S utiliza y trata datos catalogados como sensibles, solo cuando: 

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

 

6.3. DEBERES Y DERECHOS

6.3.1. DEBER DEL SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS

MADECENTRO COLOMBIA S.A.S garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter: personal, privado y/o sensible, mantengan el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligación que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con las compañía.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento interno de trabajo y la legislación vigente.

6.3.2. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE MADECENTRO COLOMBIA S.A.S

MADECENTRO COLOMBIA S.A.S es el encargado y responsable del tratamiento de datos personales, no obstante, designa como empleados encargados de salvaguardar la información a las siguientes áreas o personas: JEFE DE SERVICIO AL CLIENTE, DIRECTOR DE GESTION HUMANA, SUBGERENTE DE LOGISTICA, , GERENTE DE MERCADEO, DEPARTAMENTO DE CARTERA, DEPARTAMENTE TESORERIA, DEPARTAMENTE CONTABLE, DIRECTORES DE RETAIL, ASESORES VENDEDORES,  o las dependencia que haga sus veces, como las personas que recibirán, procesaran y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En el evento en que usted considere que la compañía dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la oficina. Dirección oficina: CALLE 7 SUR No. 42-70 POBLADOMEDELLIN (Antioquia), Protección de Datos Personales, Correo electrónico:  info@madecentro.com

6.3.3. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

MADECENTRO COLOMBIA S.A.S, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE  Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; No obstante, las distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

6.3.4. DERECHOS DE LOS TITULARES. 

Teniendo en cuenta que los Titulares de datos que sean suministrados, les asisten ciertos derechos los cuales la compañía como responsable del tratamiento se obliga a cumplir, entre ellos los siguientes: 

• Solicitar previa autorización de los titulares en los casos en que la compañía este obligado a hacerlo (datos privados, semiprivados y sensibles).
• Informar al titular acerca del trato y fin que se le darán a los datos suministrados los cuales quedaran consignados en la presente política obteniendo previamente el consentimiento expreso.
• Dejar que el titular ejerza su derecho a que se revoque la autorización o consentimiento para tratar sus datos, teniendo como consecuencia que los mismos sean suprimidos de las bases de datos.
• Actualizar, corregir, adicionar, rectificar los datos que hayan sido suministrados y que reposen en nuestras bases de datos seguras.
• Garantizar que los titulares accedan a la información suministrada de forma gratuita.
• Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.

6.4. AUTORIZACION PARA LOS DATOS PERSONALES

6.4.1. Casos en que no se requiere la autorización 

• La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Información que tiene por finalidad la seguridad y defensa nacional
• Información que tiene por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Información regulada por la ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios
• Información que tiene por finalidad de inteligencia y contrainteligencia

 

6.4.2. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

 La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por MADECENTRO COLOMBIA S.A.S y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

 6.4.3. Procedimiento de la Autorización.

MADECENTRO COLOMBIA S.A.S se obliga a respetar los parámetros establecidos en la ley 1581 de 2012 acerca de la forma en que la autorización debe hacerse a los titulares de la misma, por lo tanto el procedimiento quedara de la siguiente forma:

1. Debe ser previa e informada, a través de los formularios o correos corporativos correspondientes. – Responsable de cada tipo de datos.
2. Ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta. - Responsable de cada tipo de datos.
3. La autorización expresa del titular debe ser conservada por la compañía durante una vigencia de cinco (5) años. Para esto Madecentro Digitaliza esta información. – Coordinador Archivo.
4. Se debe tener unas condiciones de seguridad optimas con la información con el fin de evitar pérdidas, filtraciones mal manejo de personal no autorizado. Para esto Madecentro Colombia S.A.S cuenta con un ERP y el aplicativo SAM, el cual permite suministras permisos para el tema de Creación, agregar, eliminar o compartir información. – Coordinador Datos e Información.

 

6.4.4. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos a Conocer, Reclamar, Actualizar, Rectificar, Suprimir y Revocar la Autorización

Requisitos para la atención de Consultas. 

En caso de que cualquier persona registrada en una base de datos de la compañía desee conocer información, desee actualizarla, corregirla suprimirla o modificarla, deberá seguir los siguientes lineamientos:

• Se debe enviar una comunicación sea física a la dirección calle 7 sur No. 42-70 oficina 505 en la ciudad de Medellín, o electrónica al correo info@madecentro.com , la cual debe contener como mínimo; a) fecha de solicitud, b) fotocopia del documento de identificación, c) dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación,  d)  para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso. 

NOTA. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Términos para la atención de consultas.

• Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

 

Pasos para la consulta

1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal, se debe realizar mediante un escrito dirigido a info@madecentro.com adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personales y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado debiendo adjuntar poder debidamente autenticado en notaria, donde se autorice expresamente a realizar la consulta en nombre de un tercero.

3. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de la compañía, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido

6.5. APROBACION Y DIVULGACION DE LA POLTIICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

Esta política ha sido aprobada y autorizada a los 1 días del mes de febrero del año 2016,  la cual deberá tener plena aplicación a partir de su entrada en vigencia que desde el momento de su firma y promulgación.

 

ADRIAN QUINTERO ACEVEDO
Representante legal
MADECENTRO COLOMBIA S.A.S
NIT. 811.028.650-1
Última actualización: febrero de año 2021