Declarar públicamente el compromiso de LA COMPAÑÍA y sus Altos Directivos bajo un actuar ético y transparente ante sus contrapartes, y el conducir los negocios de una manera responsable, actuando bajo una filosofía de cero tolerancias con aquellos actos que contraríen nuestros principios corporativos y las normas de orden público.
Aplica a todo el equipo humano vinculado MADECENTRO COLOMBIA S.A.S y a todas las contrapartes relacionadas, entendidos éstos como empleados, clientes, proveedores, distribuidores, contratistas, accionistas, inversionistas y en general a todos aquellos con quienes directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial, contractual o de cooperación incluyendo a sus Compañías subordinadas: INTERDOORS S.A.S Y MACROTABLEROS S.A.S.
PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL - CONTRA LA CORRUPCIÓN Y EL SOBORNO.
De acuerdo con lo anterior, toda persona vinculada a LA COMPAÑÍA por cualquier medio es corresponsable en la adecuada y correcta aplicación del programa de transparencia y ética empresarial y de manera especial cuenta con todo el respaldo de la gerencia general para obrar en consonancia con los actos de comportamiento declarados en el presente documento. Es por ello que desde la Gerencia general de LA COMPAÑÍA y la junta directiva se valora y reconoce el esfuerzo y el compromiso de aquellas personas que obran con rectitud y velan por la integridad de la gestión empresarial.
MADECENTRO COLOMBIA S.A.S y su Grupo Empresarial, acogiendo las buenas prácticas adopta la implementación de sistemas, procedimientos, protocolos y mecanismos de control y reporte, a través de las líneas establecidas para tal fin, entre otros, con el fin de asegurar la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia.
En virtud de lo anterior, MADECENTRO COLOMBIA S.A.S prohíbe cualquier tipo de soborno o acto de corrupción, y exige el cumplimiento de todas las Normas Anticorrupción y Antisoborno incluyendo la Circular Externa 100-000011 de 2021 de la Superintendencia de Sociedades y las demás que hagan sus veces.
Es imperativo anteponer la observancia de los principios y valores éticos al logro de las metas de LA COMPAÑÍA, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer cumplir las políticas de ética empresarial.
Las personas vinculadas a LA COMPAÑÍA deben conocer y cumplir con todas las políticas y procedimientos que integran las políticas de cumplimiento.
Los empleados que tengan la facultad de realizar compras o negociaciones nacionales o internacionales, deben realizar la Debida Diligencia para conocer adecuadamente a los terceros, y en particular, la vinculación con entidades gubernamentales o servidores públicos antes de cerrar la compra o negociación. Para ello deben aplicar los procedimientos de Debida Diligencia establecidos en las disposiciones del SAGRILAFT.
1.1 PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL (PTEE)
MADECENTRO COLOMBIA S.A.S y su Grupo Empresarial Como parte de sus políticas de cumplimiento, ha establecido un programa que contempla, entre otros, el Control y Gestión de los Riesgos relacionados con Corrupción, Soborno y Soborno Transnacional (en adelante C/S/ST), cuya política ha sido aprobada por la Junta Directiva de LA COMPAÑÍA.
El Programa de Transparencia y Ética Empresarial se establece bajo la declaración de nuestros principales valores corporativos que es: HABLAR CON LA VERDAD y HACER LAS COSAS SIMPLES, teniendo en cuenta además los siguientes principios vinculantes:
Principio de la legalidad: Todas las personas vinculadas a LA COMPAÑÍA deberán estar comprometidas en velar por el cumplimiento no solamente de la letra sino del espíritu de la Constitución y de las leyes colombianas, igualmente de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por LA COMPAÑÍA.
Principio de la honestidad: En la medida en que todos los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales y las practiquen, se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y el país y la única forma de hacerlo es guiándose por la senda de un negocio honesto, transparente y legítimo.
Principio de la buena fe: Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de LA COMPAÑÍA por encima del interés particular.
Principio de la lealtad: Por lealtad con LA COMPAÑÍA toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro empleado o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de LA COMPAÑÍA, de sus clientes, accionistas y directivos. Si el empleado prefiere conservar en reserva su identidad para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través de la Línea de Transparencia.
Principio del interés general y corporativo: Todas las acciones siempre deben estar regidas por el interés general de la compañía y la gestión a todo nivel debe estar desprovista de cualquier interés económico personal. Las conductas transparentes están exentas de pagos o reconocimientos para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios.
Principio de la veracidad: Decimos y aceptamos la verdad por encima de cualquier consideración. La información que expedimos al público es veraz, transparente, oportuna y verificable.
La Junta Directiva o, a falta de ésta, la Asamblea General de cada sociedad de MADECENTRO COLOMBIA S.A.S designará una persona que ejerza el rol de Oficial de Cumplimiento en atención a los requisitos mínimos para desempeñar el cargo que contempla el Marco Normativo. La misma persona podrá ejercer este rol para todas las sociedades subordinadas de LA COMPAÑÍA, siempre con observancia de las limitaciones establecidas en la normatividad colombiana aplicable. Cada vez que se designe este, la sociedad deberá informar a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días hábiles siguientes en la forma que lo requiera la entidad o la normatividad colombiana aplicable.
MADECENTRO COLOMBIA S.A.S publicará el PTEE en la intranet (H. procesos) y en la página web corporativa www.madecentro.com para consulta, acatamiento y observancia de todas sus Contrapartes.
El Oficial de Cumplimiento identificará los empleados de MADECENTRO COLOMBIA S.A.S con cargos sensibles a la materialización de los riesgos de Corrupción, Soborno y Soborno Transnacional, así como Contratistas que deban conocer el PTEE y exigirá que firmen compromisos anticorrupción y soborno, y velará por que se cumplan actos de debida diligencia en cada acto o contrato.
El Oficial de Cumplimiento establecerá un plan de comunicaciones y capacitaciones para sensibilizar a los empleados inicialmente, Contratistas y en general cualquier Contraparte que se considere deben conocer el PTEE.
Mínimo una vez al año LA COMPAÑÍA impartirá capacitaciones a dichos colaboradores y contratistas en aras de que estén enterados de nuestras políticas de cumplimiento, y conozcan los canales idóneos para hacer efectivas las denuncias. Según lo establecido en el Procedimiento Nacional De Capacitaciones PR-GHS-303
Serán responsables de velar por el adecuado cumplimiento y aplicación de la política de PTEE los siguientes:
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Junta Directiva
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Representante Legal
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Gerente General
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Gerente Administrativo y Financiero
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Oficial de Cumplimiento.
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Gerente comercial nacional
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Gerente Logística
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Gerente Mercadeo
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Gerente Gestión Humana
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Gerente Tecnología
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Gerente de Operaciones
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SubGerente de control interno
Parágrafo primero: La junta directiva de LA COMPAÑÍA velará por asegurar el efectivo cumplimiento del SAGRILAFT al interior de las sociedades subordinadas cuando estas estén sujetas al cumplimiento normativo de tales disposiciones. Según lo establecido en Manual SAGRILAFT MA-GCL-201
PREVENCIÓN Y CERO TOLERANCIA SOBRE ACTOS DE CORRUPCIÓN, SOBORNO Y SOBORNO TRANSNACIONAL
MADECENTRO COLOMBIA S.A.S está comprometida con la prevención de cualquier acto de Corrupción, Soborno y de Soborno Transnacional y por esto todas las operaciones deben estar ajustadas a los más altos estándares éticos y a la legalidad, por ende No están permitidos los Pagos de Facilitación para obtener Ventajas, influir en una decisión o acelerar un trámite civil, comercial administrativo ni de ninguna índole, aún en el evento en que la decisión represente un interés o derecho legítimo de LA COMPAÑÍA.
Con la adopción y divulgación de la PTEE, MADECENTRO COLOMBIA S.A.S, sus subordinadas y sus directivos, Administradores y demás empleados declaran y expresan a todas sus Contrapartes que no toleran ni admiten ningún tipo de acto, operación o vínculo de negocios realizado mediante actos de C/S/ST.
En virtud de lo anterior, MADECENTRO COLOMBIA S.A.S prestará una efectiva colaboración con las Autoridades Gubernamentales respecto de investigaciones que éstas adelanten en relación con actos de C/S/ST y en general, cualquier acto ilegal.
Todos los trámites que adelante LA COMPAÑÍA ante Autoridades Gubernamentales deben ceñirse rigurosamente a los procedimientos y disposiciones legales que los rigen.
CANALES DE COMUNICACIÓN Y DENUNCIA
MADECENTRO COLOMBIA S.A.S cuenta con el correo electrónico area.juridica@madecentro.co y/o asuntos.legales@madecentro.co y el teléfono celular 315-3570434 ( Línea anónima) como canales de libre denuncia tanto para sus empleados como para el público en general que permite a sus Contrapartes la posibilidad de reportar de manera confidencial cualquier posible irregularidad en el cumplimiento del PTEE, al igual que cualquier posible conducta de Corrupción, Soborno y Soborno Transnacional entre otras.
La Junta Directiva, el Representante Legal y/o el Oficial de Cumplimiento podrán implementar otros canales de comunicación o denuncia, así como modificar el existente. Ver Procedimiento documentado Línea Ética.
6.1 COMPROMISO DE NO REPRESALIAS CONTRA EL DENUNCIANTE.
Toda denuncia está sujeta a confidencialidad y no generará ningún tipo de represalias contra el denunciante, y evitará a toda costa cualquier tipo de acoso laboral que se llegue a generar con la denuncia, protegiendo en todo momento la identidad del denunciante y salvaguardando sus derechos laborales tratándose de empleados y de cualquier otra índole tratándose de terceros.
6.2 FORMALIZACIÓN DE LA DENUNCIA
La persona que pretenda denunciar cualquier aparente caso de C/S/ST en la compañía, si bien podrá hacerlo de forma anónima y se respetará en todo momento ese anonimato, se propenderá por seguir los siguientes lineamientos:
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Adjuntar todas las evidencias del hecho;
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identificar plenamente a las personas que cometen el presunto hecho en la medida de lo posible. De lo contrario indicar donde se encuentra la persona (que PDV, que CEDI, oficina administrativa etc) qué actividades laborales maneja o realiza y todos aquellos aspectos que permitan identificar y sin lugar a dudas el presunto responsable de las conductas denunciadas.
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En caso de iniciar la investigación, colaborar de manera anónima con las solicitudes realizadas por el oficial de cumplimiento para corroborar hechos o cualquier otra situación que sea necesaria.
Parágrafo primero: En caso de no contar con suficiente material probatorio para iniciar la investigación la misma se archivará de manera definitiva, y podrá volverse a reabrir en cualquier momento si el denunciante o cualquier otra persona aportará pruebas adicionales contra el denunciado.
CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Los documentos de debida diligencia se conservarán en la compañía por un lapso de cinco (5) años contados a partir del momento en que se reciban los documentos de control. No obstante se procurará mantener la información en todo momento disponible para revisión por parte de las entidades de control. Se recomienda aplicar el procedimiento De Manejo De Documentación Y Digitalización PR-GAF-501
CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
El cumplimiento de la presente Política es de aplicación general, lo que quiere decir que no contempla ningún tipo de excepciones, de esta manera todas las personas que tengan relación laboral con MADECENTRO COLOMBIA S.A.S tienen la obligación de dar cumplimiento a cada una de las obligaciones aquí plasmadas, so pena de verse inmerso en una sanción disciplinaria por parte de la empresa conforme lo establezca el reglamento interno de trabajo y la gradualidad de las sanciones.
Para constancia se firma la última actualización a los XX días del mes de XXXX del año XXXX por la junta directiva de MADECENTRO COLOMBIA S.A.S:
Aprobado por
JUNTA DIRECTIVA, según acta
Canales de denuncia: area.juridica@madecentro.co y/o asuntos.legales@madecentro.co.